近年来，随着国家对教育工作的日益重视，对贫困学生的资金投入也越来越大。许多学生在这些补贴下重新获得了上学的机会，从而改变了他们的生活。学生在申请和实施资助项目时，档案已成为认定的重要依据。为了充分利用资金，必须做好档案管理工作。

一、学生资助项目档案管理中存在的问题

（1）信息化建设滞后

档案信息建设还有很长的路要走，但现实是，许多员工往往缺乏相关管理意识，对学生资助档案缺乏关注，加上没有形成相关管理机制，缺乏监督，导致学生资助档案有时混乱，管理缺乏统一标准，非常混乱，给学生资助管理带来了极大的不便。

(二)整理方法不够规范

在实际工作过程中，由于资助项目档案管理复杂，需要处理大量的纸质、电子资料和证明材料，因此整理方法可能不规范。

(3)保管条件有待改善

由于档案管理的特殊性和档案保护的重要性，一般建议使用由特殊材料制成的档案盒或专门用于档案管理的存储设备，以确保档案的安全和完整性。

(4)档案真实性有待提高

由于许多操作不规范，学生资助档案的真实性受到严重损害，可信度大大降低。申请材料的混合不仅给资助项目的审计带来困难，而且阻碍了学生合法权益的获得。

(五)管理人员素质有待提高

学生申请资助项目时，往往会直接联系一些档案管理人员。因此，这些人员的素质会直接影响工作进度和部门形象。在实际工作中，部分管理人员缺乏专业素质和个人素质。

(六)相关制度不完善

在档案管理中，部门往往缺乏一套统一的规范制度。例如，档案查阅和调用需要多个负责人签字，档案的真实性需要充分确定。只有建立相关制度，才能保证档案信息的真实性和有效性。

二是学生资助项目档案管理存在问题的改进策略

（1）加强信息化建设

无论是在项目申请之初，还是在资金分配过程中，学生的资助档案管理都需要得到相关人员的高度重视。为了使以往的管理更加高效有序，我们需要从硬件设备和软管理两个方面开展工作。首先，我们需要全面更新和优化现有的资助档案保管设施。在管理方面，我们可以使用电子管理设备和计算机来完成一些简单的会计和筛选工作。此外，我们还可以完成大量的信息和数据处理。借助现代技术手段，相关人员不仅可以快速准确地完成操作，还可以将电子档案纳入整个档案系统，完成整个档案管理的现代化改进，方便学生的工作。

(二)规范管理方法

许多学校的档案管理人员对档案的重要性和档案管理的特点缺乏了解，在以往的管理方法中仍存在许多漏洞。例如，随意将印有学生关键信息的信息放在各个位置，复制粘贴信息时出现错误，独立加工签名，导致学生信息可信度低。这些明显不符合规范的行为不利于档案管理的专业化和标准化，必须坚决抵制并及时纠正。

(3)改善保管条件

考虑到管理成本和实际硬件设施，许多单位有时会自动降低档案的保管条件和标准。但由于档案管理的特殊性，档案的保存必须符合特定的标准。例如，需要密封在特定的档案盒中，密封不透气，室温下需要干燥通风。此外，在档案室的选址和施工中，尽量选择通风干燥良好的地理位置。只有满足这些条件，才能保证档案的安全性和完整性，进一步提高档案管理，保证档案质量。

（四）明确档案材料的真实性

档案材料的真实性是档案管理的首要目标，也是最重要的目标。真实性是档案的灵魂。因此，在实际工作中，要处处注意，谨防伪造材料的发生。在收到申请材料时，需要仔细核实学生提供的材料。档案的真实性可以通过电话询问和实地考察来验证。同时，要对学生的家庭情况、个人收入、消费情况、是否有兼职情况进行大致的走访和了解。只有这样，我们才能严格遵守档案管理的底线。对于学生提供的银行汇款单、家庭贫困证明等材料，档案管理人员可以联系相关银行和街道居委会部门进行详细了解。

除外部因素外，单位还需要做好内部档案安全建设工作，具体是严格规定档案查阅，查阅档案需要相关领导签字，需要其他管理人员查阅，不得擅自更改。只有在内外力量的共同作用下，只有始终收紧真实性弦，才能真正提高档案管理工作。

(五)提高管理人员素质

管理人员的素质也是影响档案管理的一大因素，具体来说可以分为专业素质和个人素质。在专业素质方面，部分档案管理人员对自身工作缺乏热情，对档案管理缺乏重视，对自身职业缺乏认可，导致专业素质的日益丧失。随着时代的发展，档案管理工作必须与时俱进，不断更新，只有这样才能适应不断变化的社会环境。正是因为一些工作人员守旧不进取，才导致专业素质低下，严重阻碍了档案管理水平的提高和学生合理权益的获取。因此，相关人员要注重自身专业能力的培养，定期参加相关培训，不断提高专业素质。此外，个人素质也有待提高。一些档案管理人员经常依靠自己“管理人员”忽视资助人员的身份，忽视其要求，态度冷漠，这些行为极大地损害了学生资助管理部门在学生心中的形象，不利于工作的发展。

（6）加强制度管理

档案管理的制度化是规范档案管理的重要途径，必须高度重视。在以往的工作中，往往缺乏标准化操作和错误，原因是缺乏相关的合理制度。为确保档案管理走上正轨，必须加强制度建设。例如，在资助项目的申请阶段，申请材料的提交和审核必须由领导签字；资助项目完成后，相关负责人需要核实。只有建立一套制度化的工作标准，档案管理才能标准化。此外，积极建立档案管理监督机制，定期检查评价工作。

综上所述，在学生资助项目中，不仅项目的申请和实施过程占有重要地位，档案管理也非常重要。只有做好资助项目的档案管理，才能基于项目的真实性和可靠性，让国家补助资金真正帮助学生获得学习机会。虽然工作中还存在很多问题，但只要找出本质原因，就能找到解决办法。