1引言

目前，80%或90%的单位为了方便信息搜索和保存，减轻工作人员的压力和工作内容，采用纸质档案数字信息档案相结合的方法，对纸质档案进行电子化管理，既方便又简单。然而，随着电子文档管理的广泛应用，也给我们的工作带来了新的麻烦，为了更好地利用，单位也在不断寻找策略，使单位档案管理中的电子文档管理更加方便，使档案管理更加高效。

2电子文档相关概述

电子文件形成于数字设备中，并得到相关环境（操作系统、数据库）的支持。它以数字形式（数字、图形、音频、视频）存储在外部存储器上。在网络传输的帮助下，阅读和处理所需的设备。电子文件是指具有保存价值的电子文件及其相应的软件、参数和相关数据。

电子文件与电子文件有以下区别：一是电子文件是已归档的电子文件，具有一定的归档要求；二是电子文件具有保存价值，主要是指本单位自身的文件，包括反映本单位主要职能、主要业务工作、基本历史面貌、主要财务和产权关系；三是电子文件要求集中统一整理，有一定的整理方法；第四，电子文件还应包括软件、参数和相关数据。正确理解和区分电子文件，有利于电子文件的科学管理，更好地实现单位档案信息资源的共享利用。工程设计单位形成的电子文件存储格式多种多样，主要包括文本文件、图形文件、图像文件、图像文件、声音文件等。要实现共享利用，必须坚持标准化、完整性、真实性、有效性的原则，利用现代信息技术搭建数字化、网络化的管理平台，有效积累和储备档案信息资源，使本单位多个部门的电子文件实现更大范围、更多类型的档案信息资源互补共享。

3信息时代背景下电子文档管理的价值

3.满足时代发展需要

进入21世纪后，计算机技术和信息技术得到了显著的改进和发展。在信息时代的背景下，企业可以及时开展管理工作组，有效提高档案管理效率，借助信息技术做好电子文档管理，尽可能提高档案管理水平和效率，提高信息数据收集效率，更好地满足时代市场需求。

3.2.提高及时性和管理效率

传统的档案管理模式过程繁琐，增加了用户的使用成本，秘密失去了大量的用户，同时降低了档案管理的效率。新的电子信息档案管理优化了管理流程，提高了管理效率，使档案成准确快捷。由于减少了大量的人工操作环节，利用档案管理系统实现了档案的管理和输入，减少了大量的人工操作错误，大大提高了档案管理效率，使档案管理人员有足够的时间确保档案的真实性和质量[1]。

3.3节省企业档案管理相关人力物力

传统的档案管理方法通常需要大量的人力、物力和财力，同时也不可避免地存在一定的损害风险。然而，电子文档管理不仅使企业的归档方式非常方便，而且为信息的使用提供了一种方式，减少了企业整理、归档、搜索传统档案的难度，不仅降低了档案人员的劳动强度，而且节省了大量的人力、物力和财力。

4信息时代背景下电子文档管理存在的问题

4.1.电子信息档案管理安全隐患

基于办公自动化，现代通信技术和计算机网络技术建立的电子信息档案系统正逐渐取代以纸为载体的传统档案系统。光盘、电磁、存储芯片等信息存储介质迅速发展和扩展，以不可阻挡的速度取代纸张的信息存储功能，将纸张信息存储模式转化为肉眼无法直接识别的电磁信息和数字信息。

4.2档案信息比较分散

在当前档案信息管理工作中，档案信息分散已成为主要问题，具体表现在以下方面：一方面，部分企业和单位人力资源管理部门未充分重视员工档案管理，导致档案记录不准确和丢失，对档案管理和档案利用非常不利；另一方面，档案信息管理存在严重的重复现象，主要是指同一档案由多个部门保存，导致档案数据无差异保存，进一步分散档案信息，影响档案信息建设和统一管理。

4.人才素质水平有待提高

除了档案专业和相关管理知识外，档案管理人员还应掌握现代信息技术和网络技术，以满足数字档案建设的需要，做好供需分析，实现具体功能。由于研究人员的理解水平不一致，在遇到问题时，特别是在需要相关业务人员的合作时，可能会出现不可预测的障碍或时间滞后。

5信息时代背景下电子文档管理的改进策略

5.1.加强电子信息档案安全风险防控

首先，严格遵守和执行国家保密管理规定。其次，建立和严格执行电子信息档案的物理备份制度，防止电子设备故障和软件病毒给电子信息数据安全带来不可弥补的损失。第三，调查确定电子信息档案系统的安全风险点，建立风险防治制度，制定风险预警应急预案，配备安全风险自动报警装置，定期检查维护。最后，企业档案办公室应加强对各职能部门安全保密制度实施的指导和监督，与企业质量、计划、保密办公室等部门建立信息安全联动机制，为电子文件信息资源管理提供适当的设备和环境[2]。

5.完善档案管理制度

完善的档案管理制度有助于为企业电子文档的管理提供依据，使其依法管理，促进其质量的提高。基于此，首先要建立企业电子文档利用审批制度。用户查阅电子文档时，应先办理借阅审批手续，方可查阅。其次，要建立企业电子文档收集管理制度。档案收集部门通过利用网络技术实现档案的收集和管理，使档案收集更加及时，确保电子文档的及时收集和更新，从而更好地满足用户的需求。第三，通过利用电子文档和纸质文档的互补性，实现档案资源的整合，促进企业电子文档管理和使用质量的提高[3]。

5.3建设新时代档案管理人才队伍

在信息时代不断发展的过程中，要提高电子文档管理质量，档案管理部门必须加强档案管理人才的培养，不断优化其专业结构，建立新时代的档案管理人才队伍，有效提高电子文档管理质量。一方面，可以利用多种渠道积极引进专业技术管理人员，聘请一些思想好、素质高、责任心强的工作人员进行电子文档管理。另一方面，对于现有的电子文档管理人员，也可以在开发过程中进行专业培训和教育，特别是加强管理人员科技知识的电子技术培训，毕竟，在当今信息时代的背景下，电子文档管理工作也开始进一步发展，现代档案管理是发展的重要趋势，不仅需要有良好的知识水平，还需要不断学习和丰富，以跟上时代的发展需要，提高电子文档管理的效率和质量。为此，档案管理部门必须积极建设高素质、高信息技术水平、结构合理的新型电子文档管理人才队伍，有效发展我国电子文档管理。

6结语

综上所述，在当前企事业单位工作中，档案管理已成为一个非常重要的内容，也是档案资源更好应用的基础，有效实施档案管理是非常必要的。根据当前环境，档案管理人员应注重信息化建设，创新档案管理方法，加强安全风险防治，提高专业素质，从多方面满足电子文件管理要求。